التخطيط للمشاريع

التخطيط للمشاريع

م.ا.محمد ابراهيم

1- المقدمة (Introduction)
ان بالامكان تعريف التخطيط (planning) هو تعيين طريقة العمل للمستقبل ضمن امكانات محدودة من الموارد (مكائن ومعـدات، افراد، مواد، رأس مال) والظروف الاخـرى ضمن وقت محدد للوصول الى هدف معيين. ويمـكن تعـريف التخطيط بانه جمــع للحقائق والمعلومـات التي تساعـد في تحقيق الاعمـال الضرورية لتحقيق النتائج والاهداف المرغوب فيها.
ان الغرض من التخطيط (او وضع مخططات زمنية لتفيذ اعمال اي مشروع انشائي) هو:
• الاستفادة القصوى من الموارد.
• تحقيق الاتصال بين كافة الاختصاصيين وتوحيد جهودهم باتجاه تحقيق اهداف المشروع.
• الالتزام بوقت معين لانجاز المشروع.
• تحقيق الفوائد المادية من المشروع.

بسبب تعقيد التكنولوجيا وتزايد الاسعار المستمر وطول فترة التنفيذ نلاحظ دخول عامل جديد هو عامل المجازفة (Risk) (والذي سيتم شرح هذا العامل بالمواضيع اللاحقة) لذلك فان عملية التخطيط المسبق تقلل من حصول المفاجآت غير المتوقعة اثناء عملية التنفيذ
يتناول ويجب هذا الموضوع على الاسئلة الآتية:
• لماذا على مدير المشروع وفريق عمله ان يفكروا في ادارة المشروع وتحسين قدارتهم على اتخاذ القرارات وخصوصاً في الوقت الذي يتم اتخاذ القرارات على اسس من عدم الوضوح الكافي للمعلومات ((غياب المعلومات الواضحة التي تؤدي لاتخاذ القرار السليم))
• مجموعة من النماذج والاشكال التي تمكن مدير المشروع وفريقه من التخطيط للمشروع بفعالية.
• مجموعة من التفاصيل الفنية لتخطيط المشروع وتتميز بإمكان تطويعها لتناسب احتياجات المشروع من اي حجم.
2- تخطيط المشروع (Project Planning)
تختلف ادارة المشـاريع عـن الادارة بصـورة عامة ففي ادارة المشـاريع (Projects Management) يكون التخطيط جزء اساسي لهذه العملية والتخطيط هو المكون الثاني لثلاثة اجزاء اولها عمل هيكلة المشروع واوسطها التخطيط وآخرها الرقابة على المشروع.
ان عدم تعريف المشروع بصـورة جيدة وعمـل التخطيط اللازم له فـان فرص النجاح تتفاوت حيث انه من الصعب وضـع تصورات الاطـراف الخـاصة بالمشـروع (اما فريق العمل او المهتمين بالمشروع) والتي يرغب فيها كل طرف بدون تخطيط لوضعها في الاطار المناسب.
لعمل تخطيط جيد للمشروع يجب النظر بصورة عامة الى المدة الزمنية اللازمة والتكاليف والاعمال المطلوب تنفيذها والفوائد المطلوبة من المشروع وربطها كلها مع الموارد المتاحة للمشروع والضوابط التي تحكم استخدامها، وكذلك مرعاة المخاطر التي تحيط بالمشروع وبالتالي بمراعات كل هذه المدخلات يمكن الوصول الى تخطيط للمشروع مع مرعاة امكانية عمل اعادة تخطيط في حالة تغيير اي من المعطيات السابقة وظروف استخدامها.
ان النجاح في ادارة المشروع لا يأتي من مجرد استخدام الادوات والتقنيات الصحيحة السابقة بالرغم من اهمية ذلك الا ان البدء بعمل هيكل للمشروع كما ورد في الجزء السابق يعد هو البناء الاساسي لنجاح المشروع يتلوه التخطيط الجيد.
في الجزء القادم والخاص بالتحكم بالمشروع سنعرف اهمية وضع نظام جيد للتحكم في المشروع والآليات المطلوبة لذلك للتأكد من ان التكاليف تتم كما خطط لها وسنوضح ايضاً كيف يمكن عمل نظام تفصيلي للتحكم يعكس حجم المشروع ومدى التعقيدات الخاصة بكل مشروع.

اذا كنت مدير لمشروع فهل توصي بدارسة الموضوعات الثلاثة الآتية بالترتيب الموضح.
1- هيكلة المشروع.
2- تخطيط المشروع.
3- التحكم في المشروع
3- المبادئ الاساسية للتخطيط
ان النجاح في ادارة المشروع يجب ان تتواصل عملية التخطيط خلال عمر المشروع وتأتي هذه الاهمية نتيجة ان التخطيط دائماً يتم في ظروف عدم التأكد من المستقبل مما يجعل اتخاذ القرارات والتخطيط للفعاليات المستقبلية مبني على احتمالات ورؤية فريق العمل وبالتالي يجب اعادة التخطيط عندما تتضح ظروف جديدة اثناء تقدم العمل.
المشاريع(Projects) دائماً ما يتم انشاءها بظروف غير محددة بدقة مما قد يتطلب مدخلات غير تقليدية لعملية التخطيط ويتضن هذا تعريف ظروف المشروع بالتفاصيل المتاحة، وان الوصول الى برنامج تخطيطي متكامل لتنفيذ مشروع نادراً ما يتم عند بداية المشروع حيث يتم وصع تخطيط مبدئي بناءً على المتاح من المعلومات ثم يتم اعادة التخطيط اثناء تقدم المشروع على ضوء ما يظهر من معلومات جديدة. ولتخطيط المشروع يجب جمع المعلومات الدقيقة عن حجم المشروع وتكاليفه والمدد الزمنية اللازمة لتنفيذ الفعاليات متظماص الحصول على التصاريح الرسمية اللازمة لبدء كل فعالية ان وجد، وهنا يمكن ان نطرح التساؤل الآتي:
كيف يمكن تخطيط المشاريع وتحديد الكميات بدقة والحصول على الموافقات بالتفاصيل المطلوبة مع تحديد الموارد والتكاليف المطلوبة ؟
وللاجابة عن هذا التساؤل فان التخطيط للمشروع يجب ان يتكامل فيه التخطيط وبياناته والخبرات المحلية ببيئة المشروع التي تم ذكرها سابقاً، وخبرة العمل في مشاريع مماثلة وخلال هذه المعطيات يمكن الايفاء بمتطلبات التخطيط وبهذا يمكن التجاوز في عدم وضوح الرؤية في بعض مراحل التخطيط باستخدام آليات التخطيط المظبوطة.
ومن ناحية اخرى يجب البدء بما نعرفه في التخطيط لاي مشروع وتأجيل الفعاليات الغير محددة والغامضة قدر الامكان.
عند بداية المشروع يجب تحديد تقديرات التكلفة والوقت مبدئياً وذلك لعمل موازنة للمشروع في بدايته والشكل (1) يوضح العلاقة بين الوقت والتكلفة للمشروع بصورة عامة مع بيان منطقة التحكم بالمشروع.
الخطة الاجمالية للمشروع (project Plan) يجب ان توضح هذه التكاليف والمدة الزمنية وذلك لاعطاء صورة واضحة لاطراف المشروع (المالك – الممول – مدير المشروع) عن تقييم المشروع. ويجب ان توضح المشاريع الفرعية التي تنشأ عن المشروع الاصلي والفعاليات الرئيسية وكذلك الموارد المطلوبة لكل منهم.
3-1مستويات التخطيط للمشروع
يفضل ان لا تزيد مستويات التخطيط عن اربعة مستويات وهو ما يتناسب مع مستويات الادارة المختلفة والشكل (2) يوضح هذه المستويات.
• التخطيط العام للمشروع (Project Plan) توضح العلاقات بين الفعاليات الرئيسية وتحدد منها التكاليف الخاصة بالمشروع والاطار الزمني الكلي للمشروع
• المخطط المساعد لكل مجموعة من الفعاليات (Sub-project plan) فيها يتم التخطيط على مستوى المخرجات الرئيسية لكل مجموعة من الفعاليات بحيث توضح تفاصيل التنفيذ للوصول الى نهاية المرحلة على سبيل المثال مرحلة الاسس.
• الخطة التفصيلية للفعاليات (Detailed Plan) توضع لاعطاء تفصيلات اكثر عن الفعاليات المحددة اكثر مما هو موضح في الخطط المساعدة والفرعية وتعكس التفاصيل المحددة فيها حجم المشروع ونطاق الاعمال الخاصة يالمشروع والخبرة المطلوبة لانجاز هذه الاعمال وهل تحتاج الاعمال الخاصة بكل فرد الى خطط مساعدة في انجاز الاعمال ام يمكن العمل من خلالها.
• الخطط الخاصة بافراد فريق العمل (Individual Work Plan) وتستخدم هذه الخطط لتعريف المهام المطلوبة من افراد فريق العمل والمسئوليات الخاصة لكل منهم وعادة ما تغطي فترة قصيرة لا تزيد عن اسبوعين.
• الموارد والتوقيتات المطلوبة في التخطيط يجب وضعها بالتفصيل مع اماكانية تعديلها بما يلائم تقدم المشروع.

3-2 النماذج والمستندات المستخدمة لتخطيط المشروع
هنالك العديد من النماذج والمستندات تستخدم للمساعدة في التخطيط للمشروع وتمتاز بكونها وسائل قيمة للمساعدة في التخطيط الامثل وعمل الاتصال اللازم بين الفعاليات ومستويات الخطط المختلفة للوصول للخطط الخاصة بالمشروع وربط البرنامج الزمني اجمالاً ببعضه حيث يوضح الشكل (3) نماذج التخطيط.
مـن اهـم هـذه النمـاذج هو طـريقة تكـسير او (تجزءة) انشطة المشروع (Work Breakdown Structure) (WBS) والتي تمكن من تقسيم المشروع الى اجزاء كل جزء منها ينتهي بمخر داخلي على سبيل المثال مرحلة انهاء اعمال الاسس المسلحة هو مخرج داخلي لمحلة اعمال الاسس.
مثال على عملية تجزءة انشطة المشروع، لناخذ عمل قواعد خرسانية مسلحة فيجب عمل انشطة لاعمال الحدادة والنجارة وطريقة عمل صنع القالب الخشبي ونوعه ووضع هذه الانشطة للمخرج الداخلي للاساسات المسلحة.

المخرجات الداخلية داخل تخطيط المشروع يجب روضع تفصيلاتها فيما يسمى بتوصيف المخرجات (Product Description) وهي العملية التي يتم فيها توصيف مرحلة معينة من المشروع بكل ما فيها من مدخـلات تجمـع معاً لإنتاج مـرحلة مـن المشروع تسمى مخرج داخلي.
يعتبر منحني تدفق البيانات (Product Flow Diagram) والذي يتم فيه تتابع فعاليات المشـروع حتى الوصول للمخرج النهائي عن طريق توصيف هذه الفعاليات وطريقة اعتمادها على بعضها.
ويعتبر مخطط  (Activity on Node (Node System)) وهو مايمكن تسميته بشبكة الفعاليات والذي يتم فيه توضيح الفعاليات المطلوبة لعمل المشروع النهائي ويبين بداية ونهاية كل فعالية والوقت اللازم لانجاز الفعالية، ويجلب عمل كافة الاحتياطيات والانشطة اللازمة للتأكد من اتمام انشطة المشروع بالجودة المطلوبة وكذلك الاختبارات المطلوبة ووضعها في مخطط يحدد توقيتات وتكاليف وتوصيف للجودة لكافة بنود المشروع.
اما المخرج النهائي لعملية التخطيط هو عبارة عن مجموعة من الخطط المتفق على تنفيذها للوصول الى انجاتز المشروع وتتضمن تحقيق اهداف معينة.

4- تجزءة اعمال المشروع (Work Breakdown Structure )
في اغلب المشاريع يجب تجزءة هذه المشاريع الى مكوناتها الاساسية وهذه المكونات تسمى مجال ادارة المشاريع بالفعاليات او الانشطة، ان عملية تجزء المشروع (WBS) تستخدم لتحديد المسؤليات والسيطرة الادارية المتكاملة على تعقيدات المشاريع، ومستوى تفاصيل اجزاء المشروع تختلف حسب حجم وطبيعة المشروع الموضوع تحت التحليل والدراسة اضافة الى مستوى الادارة، فمثلاً قد تكون وجهة نظر المدير لا تحتاج الى تفاصيل وانما اجمالية، في حين ان الشخص الاخر في القسم الذي يتابع المشروع يحتاج الى تفاصيل اكثر لانه على سبيل المثال يعتبر العمل بالنسبة له في الحقيقة هو الاشراف على الموارد ويخطط للاستفادة القصوى من الموارد المتاحة لمتابعة عمله. الشكل (4) يوضح هذه التجزءة.
يجب ان يكون مستوى التجزءة الاول (Level – 1) هو المشروع، ومستوى التجزءة الاخير (Level – x) الفعاليات (Activity) اما بقية المستويات (Levels) فيترك تحديدها تبعاً لحجم المشروع وطبيعته والقيود وكذلك مستويات الادارة المختلفة، على سبيل المثال عند اخذ بناية فيكون تجزء عمل البناية كما موضح في الشكل (5).
العوامل الموثرة في عدد مستويات لتجزءة اعمال المشروع
1- درجة السيطرة المبتغاة
كلما ارادنا زيادة في السيطرة على المشروع يجب ان نقوم بزيادة عدد مستويات تجزءة عمل المشروع وبالتالي زيادة عدد الفعاليات.
2- حجم التعقيد في المشروع
كلما كان المشروع اكثر تعقيداً احتاجت ادارة المشروع الى الزيادة في عدد مستويات تجزءة عمل المشروع وتفصيل الفعاليات
3- مرحلة تطوير التخطيط
في حال عدم معرفة المعلومات عن تفاصيل في وقت مبكر من المشروع يقود الى استخدام عدد اقل من مستويات تجزءة عمل المشروع، وعند الحصول على معلومات اكثر يتم تطوير التخطيط ويصبح امر ضروري زيادة عدد المستويات بالاعتماد على المستويات السابقة.

5- تخطيط الموارد
ان الموارد التي سنتعامل معها في هذا الفصل تتضمن كل ما يحتاجه المشروع لكي يتم انجاز فعاليات المشروع وتتلخص الموارد البشرية التمويل والمعدات والمواد اللازمة للفعاليات والمقاولون الثانويين ويوضح الشكل (6) هذه الموارد وكذلك الوقت المتاح لانجاز الاعمال.
وبصورة ادق يمكن تعريف تخطيط الموارد بانه الجدولة الفعالة للمهارات والخبرات والتمويل والفنيات المتاحة للانجاز المشروع بالمواصفات الخاصة به.
ان عملية تخطيط الموارد عملية مستمرة وتساعد في اخراج المخططات بصورة مثالية نتيجة استخدام الموارد المتاحة طوال عمر المشروع بصورة جيدة. وبعد الانتهاء من تجزء اعمال المشروع الى فعاليات وتحديد هذه الفعاليات تأتي بعدها الموارد التي يجب ان تخصص لانجاز هذه الفعاليات كما موضح في (7) المخطط الشامل لعملية تخطيط المشروع.
وبعد عمل الخطوات الموضحة في الشكل (7) يتم اسناد انجاز الفعاليات الى فريق العمل المسئول والقادر على انجاز هذه الفعاليات، وبعد الانتهاء من تخطيط المشروع يصبح من الواضح اكانية حساب التكاليف الخاصة بانجاز المشروع على ضوء الموارد المطلوبة والتي يجب ان تتناسب مع التكاليف المحدد لانهاء الاعمال، وفي حال عدم تناسب هذه التكلفة مع التكاليف المحددة عندها يجب اعادة توزيع الموارد بما يحقق خفض التكلفة بالصورة المطلوبة.
سيتبين بعد الانتهاء من المخطط السابق ان توزيع الموارد تم على اساس ان فريق العمل سيعمل خمسة ايام في الاسبوع بإنتاجية محددة مسبقاً وهو ما لا يمكن ان يحدث لاسباب كثيرة وبالتالي يصبح التخطيط طبقاً لهذه القواعد بعيد عن الواقع. وللتعامل مع الحقيقة السابقة يمكنننا تقسيم الموارد الى نوعين هي الموارد المستهلكةن والثاني الموارد غير المستهلكة والنوع الاول هو الذي يوضع في مهمة معينة لانجاز فعالية ولايبقى منه شي ومثال ذلك ما يتقاضاه المقاول الثانوي لانهاء فعالية معينة لا يمكن استخدامه لانجاز فعالية اخرى، اما النوعه الثاني فيمكن استخدامه في العديد من المهمات لانجاز الفعاليات المختلفة داخل المشروع وكمثال المعدات والايدي العاملة. من الجدير بالذكر يجب ان نتعرف على الموارد بصورة ادق لكي يتم التعرف على بعض المصطلحات مثل القدرة على انجاز العمل والتكلفة المطلوبة وكذلك الانتاجية الخاصة بكل مجموعة عمل ويقودنا هذا الى ايجاد منظومة تحدد القدرات المطلوبة لانجاز الاعمال والوقت اللازم لهذ القدرات لكي يتم وضعها على الفعاليات المطلوبة وتخصيص الموارد الكافية لها.
بعد تجزءة اعمال المشروع الى فعاليات وتحيد هذه الفعاليات صمن مخطط زمني لها فان المهمة لها هو تخصيص الموارد اللازمة لكل فعالية على حدة دون النظر الى الموارد المطلوبة ككل. وفي هذه المرحلة عدم محاولة التعامل مع تسوية الموارد ومحاولة ايجاد الكميات المثلى من الموارد ولكن يتم بشكل فردي مع كل فعالية وتخصيص الموارد لكل فعالية على اساس افضل التقديرات في الانجاز.
وبعد هذه المرحلة توجد ثلاثة خطوات فنية للتأكد من حسن تخصيص الموارد بطريقة مثالية:
1- تركم الموارد وهي الطريقة التي يتم فيها تحديد المطلوب من الموارد لكل يوم عمل وبالتالي تحديد الاجمالي المطلوب لكل نوع من الموارد وتمثيل ذلك بيانياً، ويتم المقارنة بين الموارد المطلوبة يومياً والموارد المتاحة للتفيذ (الحد الاعلى للموارد) وحل اي مشكلة تتعارض نمع هذه المقارنة.
2- تسوية الموارد (Resource Leveling) وفي هذه الخطوة يتم التأكد من عدم احتياج المشروع من الموارد اكثر مما هو متاح (الحد الاعلى للموارد) وذلك بتحريك بعض الفعاليات تقديمها او تأخيرها لكي تتناسب مواردها مع الموارد المتاحة للتنفيذ وبذلك تتم عملية تسوية الموارد.
3- توزيع الموارد بالطريقة المثلى (Resource Smoothing) وفي هذه الخطوية يتم الاستفادة من الموارد بطريقة مثلى وذلك بمحاولة استغلال الموارد بصورة تتضمن عدم خروج ودخول معدات مثلاً في اوقات متقاربة من الموقع وذلك بتقديم بعض الانشطة التي تتم بنفس الموارد للاستفادة من تواجد الموارد في فترة معينة وبالتالي الانتهاء منه تماماً مما يقلل من وقت تعطيل المعدات ووقت تكلفة نقل هذه المعدات وخصوصاً الثقيلة منها وكمثال آخر اذا كان لدينا عامل ذو تختصص نادر فانه يجب تقليل وقت تواجده بالموقع ومحاولة ضم جميع الفعاليات المطلوبة منه في اوقات متتابعة حتى لا تكون تكلفة تواجده كبيرة بالتعطيل في بعض الاوقات انتظاراً لانهاء اعمال تحتاجه.
مع الاخذ بنظر الاعتبار ان الفعاليات التي يجب ان ترشح لهذه الخطوات الثلاث هي الفعاليات هي الفعاليات التي تمتلك اوقات سماحية (Float).

6- تخمين الكلفة      Cost Estimation
يعتبر تخمين الكلفة ، فعالية مهمة من فعاليات المسح الكمي التي تشمل ، حساب الكميات للمواد ، والمصروفات المتوقعة للتشييد استنادا" إلى المخططات والمواصفات والأسعار السائدة ، إضافة إلى إعطاء فكرة عن الزمن المتوقع لإنجاز المشروع ، والسيطرة على الإنفاق خلال مراحل التشييد ،فتخمين الكلفة هو توقع الكلفة الحقيقية التي لا نعرفها لحين إنجاز المشروع .
وعرَف مصطلح التخمين إنه القرار حول مقدار الزمن والكلفة والموارد المطلوبة لتنفيذ كل جزء من العمل وفق معايير مقبولة من الإنجاز والأداء وهذا يتطلب بيان حجم العمل أو مجموعة الأعمال  من خلال القياس أو الحساب مع مقدار الجهد المطلوب لإكمال العمل .
اما في حالة المشاريع التي تمول نفسها فبين بانها تحتاج إلى تخمين كلفتها التنفيذية وتخمين وارداتها المتوقعة ، أي مقدار الدخل المحتمل لمعرفة أن توظيف المال لهذا النوع من المشاريع له ما يبرره .

6 – 1 الغرض من تخمين الكلفة :-The Purpose Of Cost Estimation
أن عملية تخمين الكلفة مهمة لكل من صاحب العمل والمقاول ، حيث يحدد بموجبها سعر العطاء ، أي المبلغ الذي يدفعه صاحب العمل إلى المقاول لإكماله المشروع بموجب وثائق المقاولة ، وهو ليس الكلفة الحقيقية لإنجاز العمل .
كما اشار الإدارة الناجحة على مدى توفر التخمينات لميزانية المشروع ، فإذا تحقـــق ما مخطط له في الميزانية تعتبـر الإدارة ناجحــــة والعكس صحيح.
إذن تخمين الكلفة هو عملية حساب قياس وتوقع للمستقبل واقتراح خطة مستقبلية للمشروع ،ويقوم مهندس المسح الكمي بالسيطرة على الكلفة للتأكد من عدم تجاوزها  عن التخمينات الأولية خلال مرحلة التنفيذ .
إن أهمية التخمين الأولي للكلفة آتية من كونها وثيقة مهمة بيد صاحب العمل لاتخاذ الحلول المناسبة عند تجاوز الكلفة ، مثل إعادة التصميم ، نقل مبالغ من ما موجود للطوارى أو زيادة الميزانية.
يتم إجراء التخمين الأولي للكلفة عادة قبل توفر المخططات التفصيلة حيث انه يعتمد على مخططات أولية بسيطة  ،وأهداف المشروع وخصائص عامة عن المنشأ  مثل عدد المستخدمين ،المساحة، الحجم، الخ .
انه على صاحب العمل التأكد من حجم رأس المال ومدى تغطيتة لكلفة التشييد، فإذا كانت الكلفة عالية جدا" يمكن إجراء تعديل بالتصميم الأولي ، أو التخلي عن المشروع مع خسارة قليلة بالجهد والمال .
ان الغرض من تخمين الكلف ما يأتي:-
1. لغرض التخطيط والتنبا الذي يساعد في تقييم ومسح الموارد المالية،   والاقتصادية لغرض الاستثمار .
2. السيطرة على الكلف خلال التصميم والتأكد من إن التقييم الاقتصادي لازال صحيح خلال عملية التصميم .
3. يساعد المقاول في تسعير العطاء ،حيث تعكس تخمينات العطاء، الكلف التي تحقق تنفيذ التصميم النهائي .
6 – 2 مسؤولية تخمين الكلفة :-Cost Estimation Responsibility
الشخوص المسؤولين عن تخمين الكلفة اعتمادا" على الواجبات التي ينفذها كل شخص وكما يلي:-
1. صاحب العمل :- يعد موجز عن العمل (المساحة، المواصفات ،الفضاءات ، الارتفاعات ) .
2. المعماري :- يعد مخططات توضيحية بسيطة عن المشروع لأغراض التخمينات الأولية ، وكذلك مخططات تفصيلية دقيقة لأغراض التخمينات التفصيلية
3. المخمن :-   يعد التخمينات الأولية على أساس المخططات البسيطة ، معتمدا" على تحليلات الكلفة للأبنية المماثلة المنفذة سابقا" ، وبعد إنجاز وثائق المقاولة والمخططات التفصيلية حيث تصبح التخمينات تفصيلية .
إن مهمة المخمن هو تحديد الكلفة للمقاول لتنفيذ العمل المبين في وثائق المقاولة ، وهذه الكلفة التخمينية معرضة للتعديل باستمرار من قبل المخمن لتحديد مبلغ العطاء ، كذلك تكون ادارة المشروع مسؤولة عن اعداد التخمينات خلال مراحل التنفيذ ومقارنتها مع التخمينات المعدة سابقا وذلك بموجب التغييرات و الاختلافات التي قد تواجه ادارة المشروع خلال تقدم العمل .
6-3   متطلبات تخمين الكلفة :-Cost Estimation Requirements
المتطلبات التالية لتخمين الكلفة هي:-
1. يجب اخذ جميع الكلف بنظر الاعتبار .
2. يجب أن تكون الكلفة واقعية متجانسة ومنظمة .
3. يجب أن تأخذ بالحساب تاثير المتغيرات والطوارى على الكلفة .
أساسيات لتخمين الكلفة ، شملت  للكلف الأوليــة ومـــــن هذه الأساسيات:-
1. يجب استخدام أدق المعلومات المتاحة لتخمين الكلف وهذه المعلومات أما خاصة بالكلفة ، او خاصة بالوقت اللازم لإنجاز فعالية معينة اعتمادا" على أعمال سابقة مماثلة ، أو المنشورات الدورية الخاصة بالكلفة .
2. على ضوء التخمين الأولي يقرر صاحب العمل فيما إذا يذهب إلى تبني المشروع والاستمرار بالعمل أو تغيير الأهداف .
3. أما أسعار المقاول والعطاءات فتكون مبنية على تخمينات تفصيلة ودقيقة .
حيث يتم جمع المعلومات التاريخية لاستخدامها في فهم مديات وابعاد المشروع بمساعدة الحاسب الآلي في جمع المعلومات وخزنها، وتجمع إحصائيات أخرى مفيدة في أعداد الميزانية مثل حجم المشروع ، الكلفة لكل وحدة خدمة ،الكلفة لكل فعالية ، الخ ، وتستخدم هذه المعلومات لكل مشروع وبصورة منفصلة حسب الموقع ونوع البناء، والحجم ، وتاريخ إنجاز العمل ومستوى النوعية.
ويتم في الخطوة الثانية تحليل تصاميم لابنية سابقة حسب الأشكال ، والمواد الاولية المستخدمة والمقترحة وان الاسئلة التي تطرح عن  شكل البناية ، عدد الطوابق ، ونوع الجدران الخارجية ، القواطع ، السقوف ، السطح ، الأرضيات ، الأعمال الميكانيكية وغيرها من الأسئلة التي يجب ان تحدد لها أجوبة .
6 – 4 أنواع تخمين الكلفة :- Cost Estimation Types
      هناك ثلاث أنواع من التخمينــــات  تلبي احتياجـــات توقعات الكلفـة حددها  هي:-
1. التخمين التخطيطي او المفاهيمي Conceptual Estimation
2. التخمين  الأولى Preliminary Estimation .
3. التخمين التفصيلي Detailed Estimation
6 – 4 – 1 التخمين التخطيطي او المفاهيميConceptual Estimation :
هذا النوع من التخمين مطلوب في المراحل المبكرة من المشروع ، وهي اهم مرحلة من مراحل التخمين ، ويتم استنباط المعلومات من مخططات بسيطة واهداف المشروع كأفكار ، وبعض المعطيات مثل "سعر الوحدة" للمتر المربـع أو " سعر وحدة الخدمة " ويحصل على المعلومات أعلاه من تحليل كلف المشاريع السابقة المماثلة . وهذا النوع من التخمينات تعتمد على معطيات تاريخية كأساس في توقع القيمة المستقبلية ، وتستخدم تقنيات عديدة للمساعدة في استقراء المستقبل  ،حيث يجب أن تفحص المعطيات للتأكد من تحقيقها للمتطلبات التالية:-
1. يجب ان يكون الوقت الذي جمعت فيه المعطيات قصير لتجنب زيادة معدل الاختلافات مع مرور الزمن .
2. تدقيق العوامل الغير حجمية القابلة للمقارنة مثل تأثير تغيرات مستوى الفعالية على الكلفة ، وتغيرات تقنية ، وادارية ،  وتغيرات الجو ، وتغيرات في المواد ، والعمال ، وكلف المدخولات الاخرى ، و اضراب العمال حيث ان هذه العوامل هي غير حجمية تؤدي إلى اخفاء تقلبات الكلفة الراجع سببها إلى الحجم فقط ، لذا يجب اجراء التعديلات على المعطيات قبل استخدامها لاغراض التوقع .
3. تدقيق وفحص طرق الحساب ، والسياسات المستخدمة في جمـع المعطيات .
6 – 4 – 2  التخمين  الاولي Preliminary Estimation:
وينفذ هذا النوع من التخمين بإعداد تحليل كمي للأنظمة الخاصة بالمشروع المقترح اعتمادا على رسومات اولية وبعض التفاصيل من صاحب العمل ، وبين هذا النوع من التخمين يتميز بما يلي :-
1. أن يكون لدى المخمن الخبرة والحكمة ، وكمية من المعلومات .
2. لا يعتبر بالدقة الكافية لاستخدامه كأساس في تسعير العطاءات .
3. بواسطته نتاكد من ان رأس المال يغطي نفقات المشروع المقترح .
4. تعتمد دقته على سرعة الاعداد ومدى توفر المعلومات والبيانات .
تستند التخمينات الأولية عادة إلى  تحليل معلومات كلفوية سابقة ثم يتم تحديثها  بما يناسب الوقت ، وجغرافية الموقع ، وتقلبات الاسعار والاجور  .
6-4-3 التخمين التفصيلي Detailed Estimation:
بين هذا النوع  يتم فيه تخمين كميات وكلف العناصر الرئيسية في المنشأ اعتمادا" على مخططات مفصلة ووصف للعمال والمواد ، مع عمل جداول كميات وهو أدق أنواع التخمين ويعول عليه كثيرا".
يتضمن التخمين التفصيلي كلف إضافية علاوة على تلك التي تتضمنها المقاولة الرئيسية مثل كلف الارض ، الاجور القانونية وغيرها حيث التخمين التفصيلي كما ويمكن تعريفه انه مقدار المبلغ الذي سيدفعـــه صاحب العمل لاكمال المشروع والذي يستلمه المقـاول.
يتم في هذ1 التخمين تحديد كلف (المواد ، العمال ، المكائن والمعدات،المقاولين الثانويين) والاشراف ، و الربح كونه يمثل سعر العطاء.
6 – 5 الطرق التقريبية الشائعة في تخمين الكلف الاولية
        Common Approximate Methods Of Preliminary Cost Estimation
هناك العديد من الطرق التقريبية تعتمد جميعها على طبيعة المنشأ المقترح ودرجة الدقة المطلوبة وهي كما يلي :
  6– 5 – 1 طريقة المساحة السطحية  “ Superficial Method “
يختلف اسلوب استخدامها  من شخص الى آخر فمنهم من يحسب المساحة الداخلية للمنشأ المقترح وذلك بضرب الابعاد الخارجية عند القاعدة لكل أرضية ، وتضرب المساحة الكلية بسعر مناسب للمتر المربع (نحصل عليه من قسمة الكلفة الكلية لمنشأ سابق منفذ مشابه للمقترح على مساحة الارضية لذلك المنشأ) ، وبعض الاساليب تعتمد على الأوجه الداخلية للجدران الخارجية ، او بأخذ المساحات المغطاة فقط وتهمل الفراغات مثل الممرات.
علماً أن هناك اجزاء لاتدخل ضمن مساحة قاعدة البناء مثل الشرفات والعليات والاطواق المعمارية ومانعات الضوء العمودية .
يمكن استخدام هذه الطريقة في حساب الكلفة الاولية للمنشآت الصناعية المتشابهه في المساحة والارتفاع ، من معرفة الكلفة لكل وحدة مساحة للمنشأ الصناعي المنفذ وضربها في مساحة المنشأ المقترح ولكـن لا يعول عليها كثيرا" بسبب مواطن الضعف أدناه التي اشار اليها:
1. فهي تهمل في حساباتها شكل المخطط وارتفاع الطوابق للبناية ، واختلاف في المواصفات والتراكيب .
2. تحتاج اسعار الوحدة التي نحصل عليها الى تعديل وتحديث حسب عمر المنشأ واسلوب التشييد وغيرها .
6 –5 – 2  الطريقة الحجمية “ Cubic Method “
هنا يحسب حجم المنشأ الكلي بالمتر المكعب ، ويضرب بسعر مناسب للمتر المكعب، ويكون اسلوب الحساب بقياس الأبعاد من الوجه الخارجي للجدران الخارجية لحساب المساحة للارضية ثم ضربها بارتفاع المنشأ ، ونحصل على كلفة المتر المكعب من قسمة الكلفة الكلية لمنشأ سابـق مماثل على حجمـــه ، علما" ان هناك مؤسات تستخدم الحجم الداخلي مثل الجمعية الملكية للمسـاحين المجازين.
تمتاز هذه الطريقة كونها اكثر دقة من المساحة السطحية وذلك لاخذ ارتفاع المنشأ كبعد اضافي .أما مواطن الضعف في هذه الطريقة هي وجود عدد قليل من الابنية المتطابقة في المواصفات عدا بعض الدور السكنية ، ويتأثر سعر المتر المكعب بعوامل عديدة مثل شكل البناية ، وعدد الطوابق ، عدد التقاسيم الداخلية والعمودية ، إضافة الى موقـع المشروع المقتــرح وطبيعـة الأسس.
وهناك صعوبات اخرى في تحديد سعر المتر المكعب فإن حجم المنشأ لا يعكس كمية المواد المستعملة والأيدي العاملة المستخدمة في عمل القواطع وغيرها من الاعمال التي تحسب بالمتر المربع .
6 – 5 – 3  طريقة محتوى الطوابق “ Storey Enclosure Method “
ان هذه الطريقة تعتبر كأسلوب معدل لطرق سعر الوحدة ، فهي محاولة لجعل الطريقة الحجميـــة معول عليهـــا ، وان الوحــدة التي نحصل عليها هي "وحدة محتوى الطوابق" “ Storey Enclosure Unit “ .
ان أسلوب الحساب لهذه الطريقة حيث يتم بتحديد معاملات لعناصر البناية فالطابق الارضي يضاعف  والطابق الاول يضرب بالمعامل ((2.15)) وهكذا تصاعديا" بإضافة معامل ((0.15)) لكل طابق ، أما السطح فيضرب بالمعامل ((1.00)) وكذلك الجدران المحيطة والسرداب ، ثم تجمع المساحات سويا" ، بعد ذلك تقسم الكلفة الكلية لمنشأ مشابه مشيد سابقا" على المساحة الكلية ونحصل على (ٍS.E.U) بعد ذلك نضرب سعر الوحدة الذي حصلنا عليه في المساحة الكلية المقترحة للمنشأ المقترح بعد حساب مساحته الكلية بنفس الاسلوب اعتمادا" على الرسومات المقترحة للمشروع.
من مميزات هذه الطريقة إنها تدخل في حسابها مساحة الجدران ، وأنها تأخذ في حساباتها اختلاف الشكل ، والحجم ، وعدد الطوابق في الأبنية ، وإن التعامل مع كل أرضية حسب الصعوبة في تشييدها ، وذلك من خلال المعاملات المشار إليها أعلاه .
2 – 7 – 5  طريقة كلف العناصر البنائية  Elemental Cost Method
منهجية هذه الطريقة حيث يقسم المشروع الى عناصره المهمة وتحسب كمية الوحدة لكل عنصر ثم لكل مجموعة من العناصر للفقرة الواحدة، وتضرب الكمية بأسعار مناسبة وسائـدة في وقت حساب الكلفـة ويختلف عدد الفقرات مع نوعيــة الابنية .
مميزات هذه الطريقة إنها تعطي زيادة في دقة التخمين ، وفي إجراء المقارنة بين الرسومات العملية بأخذ كل عنصر على حدة بدلا" من المنشأ ككل ، وان هامش الخطأ قليل مقارنة بالطرق السابقة  ، أما مواطن الضعف في هذه الطريقة فهو حاجتها إلى المخططات التفصيلية ، وتعتبر مطولة كرواية قصيرة لفقرات التشييد واعداد جداول مسعرة تقليدية.
هذه الطريقة شائعة حاليا" في المراكز الاستشارية العراقية وهي مفضلة كونها تناسب حالة السوق ، والوضع الاقتصادي الغير مستقر حيث يتعامل المخمن مع كل فقرة بنائية على حدة ، وحسب سعر الفقرة واهميتها .
تم الاعتماد على مباديء هذه الطريقة في اشتقاق معادلات  السيطرة على الكلفة  للمنشآت الصناعية كونها تتعامل مع كل فقرة إنشائية على حدة ثم جمع الكلف للفقرات المهمة للحصول على الكلفة الكلية .

6 – 6  العوامل المؤثرة على تخمين الكلفة:-
Effective Factors Of Cost Estimation
هناك عدد من العوامل تؤثر على تخمين الكلفة يجب أخذها بنظر الاعتبار عند أعداد التخمينات هي:
1. شكل البناية :-
له تأثير على الحجم ،  وبالتالي على توقع الكلفة الاولية .
2. ظروف الموقع :- وتشمل مايلي :
‌أ. هل الموقع مفتوح ام مزدحم .
‌ب. مناسيب المياه الجوفية .
‌ج. تحمل التربة .
‌د. اساليب الوصول الى الموقع .
3. ارتفاع البناية :-
حيث يعتمد عليها الحاجة الى مصاعد ، رافعات برجية
4. هيكل البناية :- ويختلف بموجب التصنيف التالي :
‌أ. هيكل حديدي .
‌ب. خرسانة مسلحة .
‌ج. خرسانة مسبقة الصب .
‌د. جدران حاملة .
‌ه. أنواع اخرى .
5. المساحات الغير مخصصة للسكن ، وانما للتنقل مثل الصحون ، الممرات والقاعات ، وهذا له علاقة بنوع الخدمة التي سيقدمها المنشأ (خدمي ، صناعي ، اداري ، سكني ، عسكري ، ….الخ ) .
6. نوع المواصفات .
7. كلف المواد ، واجور العمال في منطقة المشروع المقترح ، ومدى توفرها ومتطلبات السكن والراحة للعمال .
8. اماكن خزن المواد والآليات .
9. أدوات البناء ومدى الحاجة لها .
10. الموقع الجغرافي وطبيعة الجو .
11. اسلوب التنفيذ ونوع التعاقد .
6 – 7  مصادر بيانات تخمين الكلفة Cost Estimation Data Sources   :-
يجب ان يكون في متناول  مساح الكميات بيانات عن العمل المقترح لغرض اعداد حساباته على اساس دقيق ، وعليه يكون جمع البيانات من مصادرها الدقيقة مثل زيارة موقع المشروع المقترح ، ودراسة المخططات المتوفرة ، والمواصفات المقترحة وزيارة مجهزي المواد ، والتعرف على طبيعة العمال واجورهم في منطقة المشروع اضافة الى مصادر الطاقة والماء ، والنقل وتوزيع الموارد من آليات ومخازن ، ومعلومات عن سياسة البلد …الخ .
هنالك عدد من المعلومات الاساسية المطلوبة في تخمين الكلفة هي:-
6-7-1 الاسعار Prices:
مثل سعر الوحدة للمواد  واجور العمال والآليات والنقل ويتم الحصول عليها من تحليل الكلف للمشاريع السابقة المماثلة للمشروع المقترح ، النشريات  والمصادر التالية :
1. النشرات التجارية
2. معلومات عن معدلات الانتاج من المشاريع السابقة.
3. استخدام الحاسوب في تحليل الكلف بتعقب كلفة كل نظام في المنشأ اعتمادا" على تقاسيم منظمة المواصفات الانشائية“ Construction Specification Institution “ ( CSI )
فالعديد من الشركات الانشائية تغذي المعلومات المتوفرة لديها الى الحاسوب لتسهيل الحصول عليها مستقبلا" ، كونه يساعد في تحليل كلف الموارد (العمال والمواد والمعدات ) للمشاريع السابقة .
كما ان هناك مراجع كلفوية تصدر منشورات دورية لكلف التشييد لتساعد في حساب التفاوت الحاصل بالاسعار مثل :
1. (RICS)المؤسسة الملكية للمساحين المجازين  وهذه منشوراتها  تقتصر على مشاريع المباني  .
2. مجلات اسبوعية تعطي معلومات (على شكل رسومات بيانية) تبين التفاوت في اجور العمال وكلف المواد من عام (1914) لحد الآن ،
حيث تعتمد هذه الرسومات في اجراء تعديل لظروف السوق استنادا" لمعرفة التفاوت للمواد والعمال  .
3. (BCIS) " Building Cost Information Service" مؤسسة خدمات معلومات كلف المباني هي مؤسسة خاصة بمعلومات كلف التشييد تجهز معلومات واسعة حول تحليل كلف تنفيــذ بعض المشاريع ذات التخصص المميزة اضافة إلى معلومات عن ما يلي:-
‌أ. معايير الكلف .
‌ب. دراسات الكلفة .
‌ج. اتجاهات الكلفة .
‌د. كلف التصليح الصيانة .
تستند جميع  المنشورات أعلاه الى رؤية وهدف المؤلف حول معدل السعر  للمشروع ولكن تبقى تحليلات الكلف للمشاريع السابقة اكثر فائدة كونها تبين توزيع الكلف بين عناصرها الرئيسية .
6-7- 2 المخططات Plans
وهي ضرورية وتشمل المستويات والمقاطع كما بين "Lewis" [27 ص15] اهميتها فمن خلالها يتصور مساح الكميات اجزاء البناية واسلوب التشييد والشكل المعماري الداخلي والخارجي وتراكيب السقوف والارضيات بالاضافة الى المتطلبات الانشائية والخدمية (كهربائية ، ميكانيكية ، وصحية).
6-7-3 المواصفات Specification:
وتكون عامة او تفصيلية ، فالعامة مهمة في مرحلة توقع الكلفة الاولية ، كونها تبين طبيعة المشروع ، واصناف المواد ، اما التفصيلية فتعطي وصف تفصيلي للفقرات وطرق التشييد.
تبين من خلال الدراسة الميدانية لعدد من الشركات المنفذة في العراق بانها تعتمد بصورة عامة على البيانات التالية في مرحلة التخمين للكلفة :
1. تحليلات الكلف للمشاريع السابقة .
2. المجلات التجارية .
3. تعليمات المراجع بصدد الاسعار .
4. مخططات بسيطة . ( في توقع الكلفة الاولي)
5. متطلبات ورغبات واقتراحات صاحب العمل .
6. اساليب وتقنيات التشييد المقترحة والمتوفرة في القطر .
صنف مصادر المعلومات لتخمينــات الكلـــف الـــى ما يلي:
1. خارجية : وتقسم الى :-
‌أ. مصاغة : تشمل تقارير منشورة ، احصائيات حكومية ، استكشافات خاصة
‌ب. غير مصاغة وتشمل مناقشات ، تبادل الآراء .
2. داخلية : وتقسم الى :-
‌أ. مصاغة : وتشمل تقارير السيطرة والمراقبة ، وانظمة التوقع ، تقارير البحث و الميزانيات و عرض بالفيديو .
‌ب. غير مصاغة : وتشمل المناقشات ، المقابلات و المحادثات التلفونية .

6 – 8   تخمين الكلفة خلال مراحل المشروعCost Estimation During Project Phases  :
لإنجاز أي مشروع هندسي هناك خطوات تحدد سير عملية التشييد ، ابتداء من فكرة المشروع الاولية ، ولحين تسليم المشروع وتسديد الحساب النهائي ، فهناك اجراءات تتخذ لاعداد وتخمين الكلفة خلال كل مرحلة من مراحل المشروع .
يقوم مساح الكميات خلال مراحل المشروع بالتخطيط السليم للمشروع ، وصياغة المواصفات ، وتهيئة وثائق المقاولة ، ومراقبة الكلف ، والتنبأ في الانفاق المستقبلي ويتكون المشروع من المراحل التالية :
6-8-1 مرحلة الدراسة الفكرية  بالمشروع          Conceptual Study Phase
يتم في هذه المرحلة من المشروع استلام مامطلوب من احتياجات المستفيد لاقتراح الخطة لانجاز المشروع ، حيث يتم دراسة فكرة المشروع ، الغاية منه، وتحديد الكلفة المسموح بها .
 هناك واجب مهـم للمخمن حددته   (RICS) خلال تلك المرحلة  هي:
1. تقديم المشوره بالكلفه التخمينيه للمشروع .
2. تقديم المشوره باقتصاديات المشروع واعداد الميزانيه، فالكلفه خلال تلك المرحله هي فكره اوليه فقط مبنية على اسـاس استخدام احدى الطرق التقريبيه لتخمين الكلفه السابقه الذكر .
6-8-2 مرحلة التصميم   Design Phase  “
في هذه المرحله يتم إعداد الكلفة التخمينية التفصيلية والرسومات العمليه والمواصفات وجداول الوقت ودعوة المقاولين وتقديم العطاءات واعداد التعاقد واهم فعاليات مخمن الكميات في هذه المرحله هي:-
1. حساب الكميات والكلفه التفصيلية من المخططات التفصيلية.
2. التأكد من عدم تجاوز التصميم النهائي للكلفه التخمينيه الاوليه أي السيطره
      على الكلفه خلال مرحلة التصميم .
3. إعداد جداول الوقت وتعاقب الصرفيات بموجب هذه الجداول وكذلك جداول      المواد والحاجه اليها بموجب جداول الوقت لتجنب الخزن الرديء        والصرفيات الزائده .
ان عن مسؤوليات مدير المشـروع الانشائيه ، حيث قسم الواجبات خلال التصميم الى ثلاث فعاليات :-
1. تعريف المشاكل وتوضيحها وهي مرحلة التصميم الفكريه  "Conceptual Design" 
2. تقييم البدائل وهي مرحلة تصميم اولي"  Preliminary Design  "
3. اختيار افضل الحلول لنوع التشييد وهي تفصيليه "”Detaild Design
ان الكلفه المعدة في مرحلة التصميم والمعتمده على رسومات تفصيليه وجداول كميات وتحليل اسعار للمواد والعمال والمكائن والمقاولين الثانويين هي وثيقه مهمه يتم الاعتماد عليها في السيطره على الانفاق خلال مراحل التنفيذ المتعاقب .
تلعب الاداره  دور مهم وحيوي خلال مرحلة التصميم الاولى حيث يتمثل هذا الدور في  تعريف الاهداف واختيار مقاييس الانجاز وتخطيط المشروع .
تستخدم  طريقة (WBS) "Work Break Down Structure  " "التقسيم التفصيلي لفقرات العمل " خلال مرحلة التصميم الاولي حيث تقسم المشروع الى فقراته  الرئيسيه ثم تقسم هذه الفقرات الى اقسام ثانوية اخرى وتعطي قائمة التوزيع تعريف لكل الواجبات التي تنفذ لاكمال المشروع حيث يساعد (WBS) في تعريف العمل الذي سينجز واعطاء اطار عمل للتخطيط واعداد الميزانية و المراقبه والسيــطرة مع تقدم العمل  لكـي تتم المقـارنة مع ما مـعد من خطة ومـيزانية .
6-8-3 مرحلة الانشاء او التنفيذ Execution phase
    في هذه المرحله يتم تنفيذ المنشأ بموجب الكلفه والمواصفات والوقت والنوعيه المتعاقد عليها ومن فعاليات المسح الكمي خلال هذه المرحله هي:-
1. مراقبة الكلف موقعيا" والسيطره عليها
2. متابعة جداول الوقت جنبا" الى جنب مع الصرفيات المحتمله لكل فقره
3. متابعة الاسعار وتقلباتها
4. اعداد قوائم السلف وقياس العمل المنجز خلال مراحل تقدم العمل واهم ما يترتب على تلك المرحله من جانب الكلفه هو السيطره والمراقبه على المصروفات والمدخولات ضمن ما مخطط له وعدم السماح بتجاوز الكلفه ووضع الحلول اللازمة لاعادة الكلفة المتحققة إلــى ما مخطط لها .
6-8-4 مرحلة الفائدة والاستخدام   Commissioning Phase
     في هذه المرحله يتم مايلي:-
1. تقييم العمل المنجز وفحصه
2. تحديد اعتبارات الصيانه
3. تحديد الاختلافات والتغيرات في كميات الاعمال وكلفها التنفيذية ان وجدت
4. ذرعة الاعمال وقوائم الحسابات النهائي .
وبذلك يتم الحصول على الكلفه الحقيقيه للمشروع الذي يوثق كمعلومه مرجعيه لمساح الكميات للاعمال المماثله المستقبليه والرجوع اليها في اعداد تخمينيات الكلفه الاوليه .