التعليمات العامة - الشركة السعودية للكهرباء - قطاع التنظيم والجودة

 

التعليمات العامة

قطاع التنظيم والجودة

 .: المحتوى

 يحوي هذا التقرير وصفاً للإرشادات المتعلقة بإعداد التعليمات العامة ويشتمل على الأجزاء التالية:

 

1-   تعريف المصطلحات

2-   الجهات المسئولة عن التعليمات العامة.

3-   صلاحية الموافقة

4-   مجموعات أرقام الضبط والجهات المسئولة عنها

5-   طريقة صياغة التعليمات العامة

6-   النموذج الخاص بالتعليمات العامة

 

1-                تعريف المصطلحات:

   التعليمات العامة هي مجموعة من التعليمات تؤثر على عدة قطاعات أو على الشركة بأسرها وتهدف إلى توضيح الإجراءات المطلوبة للحصول على خدمة أو لتنفيذ عمل ما.

 

2-                الجهات المسئولة عن التعليمات العامة:

            2-1 إدارة دراسات التنظيم - قطاع التنظيم و الجودة وتقوم بالمهام التالية:

                   2-1-1 تضع الإجراءات التي تحدد النموذج الخاص بالتعليمات العامة وملحقاتها وطريقة نشرها وتوزيعها واعتمادها.

                   2-1-2 تحدد أرقام ضبط لكل إدارة مسئولة لكي تستخدم في تصميم التعليمات التي تصدرها تلك الإدارة.

               2-1-3 تحتفظ بفهرس رئيسي محدث لكل التعليمات العامة وملحقاتها.

           

             2-2          الإدارة المسئولة وتقوم بالمهام التالية:

                             2-2-1 تعد التعليمات العامة/الملحقات الخاصة بها وفقاً للنموذج المعتمد.

                             2-2-2 تراجع التعليمات الجديدة أو المعدلة بالتنسيق مع كافة الإدارات الأخرى المعنية قبل تقديمها

                               إلى إدارة دراسات التنظيم / قطاع التنظيم و الجودة.

                             2-2-3 تراجع كافة تعليماتها العامة وملحقاتها بصفة دورية (كل سنتين على الأقل) للتأكد من أنها لا تزال

                               تفي بالغرض الموضوعة من أجله.

                             2-2-4 تسند لكل واحدة من التعليمات العامة والملحقات التي تصدرها رقماً من مجموعة الأرقام التي

                               خصصتها لها إدارة دراسات التنظيم / قطاع التنظيم و الجودة (كما هو موضح في الجزء 4-2).

                            2-2-5 تحتفظ بفهرس تاريخي خاص بها يحوي رقم التعليمات العامة/الملحقات السابقة وعنوانها وتاريخ إصدارها.

                                                                     2-2-6 ترسل نسخة من أي تعليمات عامة/ملحقات جديدة أو معدلة أو من أي إعلان إلغاء إلى إدارة

                                                               دراسات التنظيم / قطاع التنظيم و الجودة وذلك من أجل تحديث بيانات الفهرس الرئيسي.

                             2-2-7 توزع التعليمات العامة أو التعديلات أو الملحقات أو إعلانات الإلغاء إلى كافة الإدارات المعنية.

 

3-                صلاحيات الموافقة:

             التعليمات العامة والملحقات والمرفقات وإشعارات الإلغاء تصدر بتوقيع الجهة المسئولة (مدير إدارة فأعلى) في خانة الاعتماد في أعلى الصفحة.

 

4-                مجموعات أرقام الضبط والإدارات المسئولة عنها:

            4-1      الإدارة المسئولة عن نشاط معين هي الإدارة وحدها التي يحق لها إصدار تعليمات عامة بشان ذلك النشاط.

 

            4-2      إدارة دراسات التنظيم / قطاع التنظيم و الجودة تقوم بتحديد أرقام تمييز التعليمات عامة لكل إدارة.

   

                        مثال من الشركة السعودية للكهرباء / قطاع التنظيم والجودة / إدارة دراسات التنظيم:

 

              تسند لها مجموعة الأرقام  (GI 07040-000 إلى (GI 07040-999. ويستخدم الرقم (GI 07040-001) لهذه التعليمات العامة بينما يستخدم الرقمGI 07040-001.1) ) لملحقها الأول. 

 

                       

            4-3      مجموعات أرقام الضبط والإدارات المسئولة عنها موضحة في المرفق صفحة 4.

 

 

5-                طريقة صياغة التعليمات العامة:

           تكتب كافة التعليمات العامة وملحقاتها بلغة واضحة وموجزة. وينبغي تجنب المصطلحات الفنية والإغراق في التفاصيل.

 

6-             النموذج الخاص بالتعليمات العامة:

          تعد كافة التعليمات العامة وملحقاتها على نموذج التعليمات العامة (المرفق طيه ). هذه التعليمات مطبوعة على النموذج المطلوب.

         6-1       عناوين الصفحة تعبأ بالمعلومات الصحيحة وتشمل جهة الأصدار (ألإدارة – القطاع) والموضوع ورقم التعليمات العامة (كما هو موضح في الفقرة 4-2) وتاريخ الإصدار (بالهجري والميلادي) وفي حالة كون التعليمات العامة تحل محل تعليمات سابقة فيتم تحديد رقم التعليمات العامة السابقة.

          6-2        ترقيم الفقرات يتم وفقاً للنظام العشري (مثلما هو مستخدم في هذه الفقرة).

6-2-1    الفقرات الرئيسية ترقم تتابعياً بدءاً من الرقم "1" وتستمر حتى نهاية التعليمات العامة أو الملحق. وعلى                                           سبيل المثال فالفقرة التي عنوانها "طريقة صياغة التعليمات العامة" فقرة رئيسية وقد أعطيت الرقم "5"                                          وكذلك الفقرة التي عنوانها " النموذج الخاص بالتعليمات العامة " وقد أعطيت الرقم "6".

 

6-2-2  الفقرات الفرعية ترقم تتابعياً بإضافة شرطة وأرقاماً إضافية تبدأ دائماً بالرقم "1". فهذه الفقرة مثلاً هي                   فقرة فرعية ورقمها "6-2-2".

 

          6-3         عناوين الفقرات: يجب أن تستخدم عناوين لكل الفقرات الرئيسية. ويمكن استخدام عناوين للفقرات الفرعية لتسهيل                            الرجوع إليها.

                         6-3-1   عناوين الفقرات الرئيسية تعطى لوناً داكناً وتليها نقطتان.

                        6-3-2   عناوين الفقرات الفرعية هي الكلمات الأولى من الجملة الأولى في الفقرة الفرعية. وكل الكلمات التي                                                 يتألف منها العنوان تعطى لوناً داكناً ويوضع خط تحتها. راجع الفقرة الفرعية 6-1 عناوين الصفحة                                             والفقرة الفرعية 6-2 "ترقيم الفقرات".

          6-4         المسافات الفاصلة ينبغي أن تكون كما يلي:

                        أرقام الفقرات الرئيسية توضع بمحاذاة الهامش الأيمن. أرقام الفقرات الفرعية يجب أن تكون متراصفة مع نص                                   الفقرة السابقة. إن الترقيم الصحيح للفقرات وطريقة تحديد الفواصل موضحة في هذه  التعليمات العامة.

 

            6-5      الهامش

                        يجب أن يبعد بمقدار ثلاث مسافات طباعية من الخط الرأسي في الجانب الأيمن من النموذج. ويجب أن         يطبق نفس                       الشىء على الهامش الأيسر.. ويجب ضبط مسافات كل الفقرات الفرعية حسبما هو موضح في النموذج الخاص                                 بالتعليمات العامة.

 

            6-6      التغييرات

                        التي يتم إدخالها على التعليمات العامة أو على ملحقها تميز بعلامة  نجمة واحدة (*) على يمين رقم الفقرة. هذه                                    العلامة مطبوعة أسفل نموذج التعليمات العامة "انظر أسفل هذا النموذج".

 

            6-7      الإضافات

                        التي يتم إدخالها على التعليمات العامة أو الملحق تميز بعلامة نجمتين (**)على يمين رقم الفقرة. هذه العلامة هي                      الأخرى مطبوعة أسفل نموذج التعليمات العامة "انظر أسفل هذا النموذج".

 

            6-8       التعليمات العامة الجديدة تماماً أو التي خضعت لتغييرات جوهرية تميز بعلامة "×" داخل صندوق أسفل نموذج                                  التعليمات العامة "انظر أسفل هذا النموذج".

 

( أرقام الضبط الموضحة أدناه من واقع الهيكل التنظيمي المرحلي المعتمد

على مستوى الشركة السعودية للكهرباء)

 

مجموعة الأرقام				الإدارة المسئولة
GI 01000-999	-	GI 01000-000		مكتب الرئيس التنفيذي
GI 02000-999	-	GI 02000-000		مكتب نائب رئيس تنفيذي للتوليد
GI 02010-999	-	GI 02010-000			نائب رئيس عمليات التوليد في منطقة أعمال الوسطى
GI 02011-999	-	GI 02011-000			إدارة  الهندسة  والمشاريع
GI 02012-999	-	GI 02012-000			إدارة ...
GI 02013-999	-	GI 02013-000			إدارة ...
GI 02014-999	-	GI 02014-000			إدارة ...
GI 02020-999	-	GI 02020-000			نائب رئيس عمليات التوليد في منطقة أعمال الغربية
GI 02021-999	-	GI 02021-000			إدارة  الهندسة  والمشاريع
GI 02022-999	-	GI 02022-000			إدارة ...
GI 02023-999	-	GI 02023-000			إدارة ...
GI 02024-999	-	GI 02024-000			إدارة ...
GI 02030-999	-	GI 02030-000			نائب رئيس عمليات التوليد في منطقة أعمال الشرقية
GI 02031-999	-	GI 02031-000			إدارة  الهندسة  والمشاريع
GI 02032-999	-	GI 02032-000			إدارة ...
GI 02033-999	-	GI 02033-000			إدارة ...
GI 02034-999	-	GI 02034-000			إدارة ...
GI 02040-999	-	GI 02040-000			نائب رئيس عمليات التوليد في منطقة أعمال الجنوبية
GI 02041-999	-	GI 02041-000			إدارة  الهندسة  والمشاريع
GI 02042-999	-	GI 02042-000			إدارة ...
GI 02043-999	-	GI 02043-000			إدارة ...
GI 02044-999	-	GI 02044-000			إدارة ...

 

 

مجموعة الأرقام				الإدارة المسئولة
GI 03000-999	-	GI 03000-000		مكتب نائب رئيس تنفيذي للنقل
GI 03010-999	-	GI 03010-000			مكتب نائب رئيس الشبكة المترابطة
GI 03011-999	-	GI 03011-000			إدارة ...
GI 03012-999	-	GI 03012-000			إدارة ...
GI 03013-999	-	GI 03013-000			إدارة ...
GI 03014-999	-	GI 03014-000			إدارة ...
GI 03020-999	-	GI 03020-000			مكتب نائب رئيس الشبكة المتطورة
GI 03021-999	-	GI 03021-000			إدارة ...
GI 03022-999	-	GI 03022-000			إدارة ...
GI 03023-999	-	GI 03023-000			إدارة ...
GI 03024-999	-	GI 03024-000			إدارة ...
GI 03030-999	-	GI 03030-000			مكتب نائب رئيس الهندسة والمشاريع
GI 03031-999	-	GI 03031-000			إدارة ...
GI 03032-999	-	GI 03032-000			إدارة ...
GI 03033-999	-	GI 03033-000			إدارة ...
GI 03034-999	-	GI 03034-000			إدارة ...
GI 03040-999	-	GI 03040-000			مكتب نائب رئيس تخطيط وتطوير مرافق النقل
GI 03041-999	-	GI 03041-000			إدارة ...
GI 03042-999	-	GI 03042-000			إدارة ...
GI 03043-999	-	GI 03043-000			إدارة ...
GI 03044-999	-	GI 03044-000			إدارة ...
GI 03050-999	-	GI 03050-000			مكتب نائب رئيس الأعمال التجارية ومبيعات الجملة
GI 03051-999	-	GI 03051-000			إدارة ...
GI 03052-999	-	GI 03052-000			إدارة ...
GI 03053-999	-	GI 03053-000			إدارة ...
GI 03054-999	-	GI 03054-000			إدارة ...

.

.

.